Möchte ein Steuerpflichtiger einen Aufwand steuerlich absetzen, dann muss der genaue Name und die Adresse dem Fiskus genannt werden. Wird diese Grundvoraussetzung nicht erfüllt, dann liegen keine steuerlichen Ausgaben vor.
Die Logik dieser Bestimmung liegt klar auf der Hand: Während beim Zahlenden steuerlich abzugsfähige Ausgaben vorliegen, erzielt der Empfänger in dieser Höhe Einnahmen, die steuerpflichtig sind oder sein könnten. Und daher möchte der Fiskus gerne wissen, bei wem diese Einnahmen aufscheinen müssen. Im Normalfall ist das ja gar kein Thema, weil man eine Rechnung vom Lieferanten bzw Leistenden bekommt und auf dieser Rechnung alle Angaben zu seiner Person ersichtlich sind.
Schwieriger wird das allerdings, wenn eine Zahlung geleistet wird ohne dass dafür ein Beleg (Rechnung bzw Zahlungsbestätigung) oder ein unvollständiger Beleg, auf dem kein Name ersichtlich ist, ausgestellt wird. In derartigen Fällen könnte der Zahlende einfach einen internen Beleg selbst verfassen (sog Eigenbeleg) und dort alle erforderlichen Angaben eben selbst schriftlich verfassen. Ein unvollständiger Beleg könnte vom Zahlenden ganz einfach selbst ergänzt werden. Nach derartigen rsatzhandlungen liegt ein Beleg für die Buchhaltung vor, der Grundsatz „ohne Beleg keine Buchung“ wird dann auch nicht mehr verletzt. Der Vorsteuerabzug steht bei derartigen Belegen grundsätzlich nicht zu! Aber zumindest der Gewinn soll letztendlich vermindert werden und zu diesem Zweck wird ein solcher Beleg auch verwendet.
Wird dann eine solche Zahlung als gewinnmindernde Ausgabe steuerlich abgesetzt, dann könnte eine finanzbehördliche Aufforderung zur Nennung des Empfängers folgen. Solche Prüfungshandlungen finden sehr oft routinemäßig hinsichtlich sog „Fremdleistungen“ statt. Für diese Ausgabenkategorie wurde in den Steuererklärungsformularen vor einigen Jahren eine eigene Kennziffer eingerichtet. So kommt das Prozedere sehr oft ins Laufen. Gegen eine solche Aufforderung gibt es kein Rechtsmittel.
Kommt der Abgabepflichtige einer gesetzmäßigen Aufforderung zu dieser Empfängerbenennung nicht nach, so dürfen die betreffenden Betriebsausgaben (Aufwendungen) nach Ansicht des Ministeriums nicht anerkannt werden. Dies gilt auch dann, wenn die betriebliche Veranlassung unbestritten und die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde. Die Konsequenz ist daher, dass diese Zahlung als private Ausgabe gilt und daher steuerlich nicht abzugsfähig ist. Hat der Steuerpflichtige darauf verzichtet, die Identität des Empfängers festzustellen, oder hat er falsche Angaben in Kauf genommen, so hat er sich nach Meinung des BMF die Versagung der Anerkennung als Betriebsausgabe selbst zuzuschreiben.
Ist die Zahlende eine Körperschaft (zB GmbH), dann sieht das Körperschaftsteuergesetz sogar noch eine weitere Konsequenz vor: Zusätzlich zur Nichtabzugsfähigkeit dieser Ausgabe ist ein Zuschlag zur Körperschaftsteuer in Höhe von 25 % von jenem Betrag zu entrichten, bei denen der Empfänger der Beträge nicht genau bezeichnet wird. Damit beträgt die Steuerbelastung insgesamt 50 % und soll Schwarzgeldzahlungen völlig unattraktiv machen.
In der Regel muss der Abgabepflichtige seine Geschäftsbeziehungen so einrichten, dass er die Person des Empfängers oder Gläubigers namhaft machen kann. Eine Unmöglichkeit zur Empfängerbenennung kann bei Diebstahl oder unverschuldetem Verlust von Unterlagen vorliegen. Geschäftliche Rücksichtnahmen auf den Empfänger entheben den Abgabepflichtigen nicht von der Verpflichtung der Empfängerbenennung. Werden an Kunden Waren ohne Rechnungslegung („Naturalrabatte“) und ohne entsprechende Lagerabgangsbelege, aus denen die Empfänger dieser Lieferungen ersichtlich sind, geliefert, kann nur jener Wareneinsatz als Aufwand anerkannt werden, der durch (aufbewahrte) Lagerabgangsbelege ausgewiesen ist, weil auch bei solchen Geschäftsfällen diese gesetzliche Regel der Empfängerbenennung zur Anwendung kommt.